שיפור ואוטומציה
של תהליכים עסקיים
כשאנחנו ניגשים לשיפור תהליך, אנחנו מתחילים מהצורך העסקי ורק אחר כך בוחרים את הטכנולוגיה המתאימה. אנחנו ממפים איך העבודה נעשית היום, מכמתים את הזמן, העלות והבעיות בתהליך, מתכננים דרך טובה יותר לעבוד - ורק אז בוחרים ומיישמים את הכלים המתאימים.
דוגמאות לתהליכים
שאנחנו משפרים
איסוף ועיבוד מסמכים
עובדים משקיעים זמן באיסוף מסמכים, מעקב אחרי חוסרים והעתקת נתונים ידנית.
מה אפשר לשפר: לזהות מה התקבל ומה חסר, לצמצם מעקב ידני, לחלץ נתונים ולהעביר אותם למערכת המתאימה.
הפתרון עשוי לשלב AI לעיבוד מסמכים, אינטגרציה או פורטל איסוף אוטומטי.
העברת מידע בין מערכות
אותו מידע מוזן בנפרד בכמה מערכות, וכל העברה בין מערכת למערכת נעשית בידיים.
מה אפשר לשפר: לסנכרן את המידע אוטומטית בין המערכות ולמנוע הזנה כפולה וטעויות העתקה.
הפתרון עשוי לשלב אינטגרציה בין מערכות או תהליך סנכרון אוטומטי.
קליטת ועדכון מידע ב-CRM/ERP
עובדים מעתיקים פרטי לקוחות והזמנות ידנית לתוך ה-CRM או ה-ERP מכל מקור אחר.
מה אפשר לשפר: לקלוט את המידע ישירות מהמקור ולעדכן את המערכת בלי הזנה ידנית חוזרת.
הפתרון עשוי לשלב עדכון תהליך ה-CRM, טופס מובנה או קליטה אוטומטית.
מעקב אחרי לקוחות, חוסרים ואישורים
מישהו צריך לזכור לבדוק ידנית אילו לקוחות עדיין ממתינים למסמך, אישור או תשלום.
מה אפשר לשפר: לעקוב אוטומטית אחרי סטטוס כל לקוח ולוודא שאף אחד לא נשכח.
הפתרון עשוי לשלב תזכורות אוטומטיות, דשבורד מעקב או סוכן שיחה.
הכנת הצעות, בקשות ותיקים
כל הצעת מחיר או תיק לקוח נבנה מאפס, בהעתקה מתבניות ישנות ובהרכבה ידנית.
מה אפשר לשפר: להרכיב את המסמך אוטומטית מנתונים קיימים ולצמצם את זמן ההכנה.
הפתרון עשוי לשלב מערכת ליצירת מסמכים או תוכנה מותאמת.
דיווחים ובקרה ניהולית
ההנהלה מקבלת תמונת מצב מאקסלים שמתעדכנים ידנית ולא תמיד מדויקים.
מה אפשר לשפר: לקבל תמונת מצב מעודכנת ומדויקת בזמן אמת, בלי עבודת ריכוז ידנית.
הפתרון עשוי לשלב דשבורד BI, מחסן נתונים או דוחות אוטומטיים.
ואלה רק דוגמאות. המטרה אינה לבחור פתרון מהרשימה, אלא לזהות את התהליך שבו השיפור ייצור את הערך העסקי הגבוה ביותר.
איזה תהליך שווה לבדוק?
- תדיר - קורה שוב ושוב, לא מקרה חד-פעמי
- ידני - תלוי בעבודה אנושית שחוזרת על עצמה
- מערב כמה מערכות או מסמכים
- צורך זמן עובדים הניתן למדידה
- יוצר טעויות או עיכובים
- בעל השפעה כלכלית או תפעולית
- ניתן לשיפור בלי פרויקט טרנספורמציה ענק
לא כל תהליך צריך אוטומציה. המטרה היא למצוא את התהליכים שבהם השיפור מצדיק את ההשקעה.
מיפוי
מבינים איך התהליך עובד היום - מי מעורב, אילו מערכות ומסמכים משתתפים, איפה נעשית עבודה ידנית ואיפה נוצרים עיכובים.
מדידה
מכמתים ככל שניתן זמן עבודה, תדירות, טעויות, עיכובים ועלות כדי להבין את המשמעות העסקית של המצב הקיים.
שיפור
מסירים שלבים מיותרים ומעצבים דרך עבודה טובה יותר לפני שבוחרים טכנולוגיה.
יישום
מיישמים את הפתרון שמתאים לתהליך. הוא יכול לכלול אוטומציה, תוכנה מותאמת, אינטגרציות, CRM, ERP, AI, עיבוד מסמכים או BI.
מדידה חוזרת
משווים את המדדים לפני ואחרי כדי להבין מה השתפר והיכן עדיין יש מקום לשיפור.
אוטומציה מנוהלת
לתהליכים שדורשים תפעול שוטף, ניטור ושיפור מתמשך ניתן להמשיך לשירות Managed Automation.
מיפוי תהליכים
והזדמנויות לשיפור
בתהליך ממוקד אנחנו מזהים תהליכים שחוזרים על עצמם, בודקים מי מעורב, כמה זמן ועבודה הם צורכים, אילו מערכות ומסמכים משתתפים, איפה נוצרים עיכובים או טעויות, ומהו פוטנציאל השיפור מול מורכבות היישום.
התוצר: הזדמנויות השיפור המרכזיות, מדורגות לפי כדאיות עסקית, השפעה צפויה ומורכבות יישום.
יש תהליך שגוזל יותר מדי זמן ועבודה?
ספרו לנו איך הוא עובד היום. נבדוק יחד אם יש בו הזדמנות לשיפור שמצדיקה השקעה.